ऑनलाइन मीटिंग्स को अधिक प्रभावी बनाने के लिए अपनाएं यह आसान टिप्स

आजकल टेक्नोलॉजी का जमाना है और बहुत से काम घर बैठे-बैठे इंटरनेट की मदद से हो जाते हैं। इसमें सर्चिंग से लेकर शॉपिंग ही शामिल नहीं है। बल्कि इंटरनेट की बदौलत वीडियो कॉलिंग भी संभव हो सकती हैं। ऐसे में ऑनलाइन मीटिंग्स का चलन काफी बढ़ा है। खासतौर से, इन दिनों जब पूरे देश में लॉकडाउन है और सभी ऑफिस को बंद किया गया है तो ऐसे में अधिकतर ऑफिस में वर्कर को वर्क फ्रॉम होम की सुविधा दी गई है ताकि घर पर बैठकर भी कर्मचारी अपना काम सुविधाजनक कर सकें। इतना ही नहीं, लॉकडाउन में जिन ऑफिस को काम करने की छूट है, वह भी घर से ही काम करने पर जोर दे रहे हैं। 

भले ही घर से काम करना आपके लिए आरामदायक हो, लेकिन घर पर काम करते हुए भी आपको अपने बॉस व टीम के अन्य मेंबर्स से को-आर्डिनेट बनाए रखना होता है। इस स्थिति में ऑनलाइन मीटिंग्स के जरिए आगे के वर्क को डिसाइड किया जा रहा है। अगर आप भी ऑनलाइन मीटिंग कर रही हैं और चाहती हैं कि यह मीटिंग अधिक इफेक्टिव व प्रॉडक्टिव हो तो इसके लिए आप कुछ आसान टिप्स अपना सकती हैं-

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सिस्टम को करें रेडी

ऑनलाइन मीटिंग करते समय आपको अपने सिस्टम को पहले ही रेडी कर लेना चाहिए। मसलन, आपका कंप्यूटर पूरी तरह चार्ज होना चाहिए ताकि लाइट जाने पर भी आपका कंप्यूटर बंद ना हो। इसके अलावा अपने कैमरा व माइक्रोफोन को भी पहले ही चेक कर लें। साथ ही आपका मीटिंग सॉफ़्टवेयर भी ऐसा होना चाहिए, जिसमें कई लोग एक साथ आसानी से कनेक्टेड हो सकें। उदाहरण के तौर पर, वन टू वन मीटिंगके लिए स्काइप जैसे सॉफ़्टवेयर का सहारा लिया जा सकता है। इसी तरह, अगर मीटिंग में कई लोग शामिल होने वाले हैं तो ClickMeeting  सॉफ़्टवेयर को चुनें। आपके सिस्टम का पूरी तरह अपडेट होना बेहद जरूरी है।

तय करें समय

ऑनलाइन मीटिंग को अधिक प्रभावी बनाने के लिए पहले से ही मीटिंग का टाइम डिसाइड कर लेना चाहिए। ऐसा पहले करने से एक लाभ यह होता है कि मीटिंग में शामिल होने वाला हर व्यक्ति खुद को तैयार रख रखता है। इतना ही नहीं, आप मीटिंग की समय सीमा भी निर्धारित कर लें ताकि अनावश्यक रूप से समय की बर्बादी ना हो।  काम से लौटकर बुरी तरह थक जाती हैं आप, इस तरह करें खुद को रिचार्ज

खुद को रखें रेडी

अगर आप सच में ऑनलाइन मीटिंग को अधिक प्रॉडक्टिव बनाना चाहती हैं तो यह जरूरी है कि आप अपनी तरफ से सारी तैयारी पहले ही कर लें। मसलन, अपनी कंप्यूटर टेबल पर पानी की एक छोटी बोतल रखें। साथ ही अपने फोन को भी पूरी तरह चार्ज करके अपने पास ही रखें। इसके अलावा आपको मीटिंग में जिन बातों को रखना है, उनको पहले से ही प्वाइंट बनाकर लिख लें। वहीं अगर आपको कोई प्रेजेंटेशन देना है, तो अपने सिस्टम में सबकुछ तैयार रखें ताकि आप एक क्लिक में सारी जानकारी दे पाएं। आप चाहें तो प्रेजेंटेशन की एक हार्ड कॉपी भी अपने पास रख सकती हैं। इसके अलावा एक कॉपी व पेन भी अपने साथ रखें। आपको यह सुनिश्चित करना है कि मीटिंग के दौरान आपको किसी भी कारणवश उठकर जाना ना पड़े ताकि अन्य लोगों को किसी तरह की परेशानी ना हो और ना ही उनका समय बर्बाद हो।

डिस्ट्रैक्शन को रखें दूर

अगर आप घर पर हैं और चाहती हैं कि ऑनलाइन मीटिंग बेहद प्रभावी हों तो आप डिस्ट्रैक्शन को दूर रखने का प्रयास करें। जैसे अगर आपके घर में छोटे बच्चे हैं तो आप ऑनलाइन मीटिंग के दौरान दूसरे कमरे में रहें, जहां किसी तरह का शोर-शराबा ना हो। ध्यान रखें कि डिस्ट्रैक्शन मिसकम्युनिकेशन का कारण बनता है, जिससे मीटिंग का मुख्य उद्देश्य ही फेल हो जाता है।

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जरूर हो कन्क्लूश़न

आपकी मीटिंग चाहे पन्द्रह मिनट की हो या फिर आधे घंटे की, मीटिंग खत्म करने से पहले कन्क्लूश़न जरूर होना चाहिए। दरअसल, मीटिंग में हर व्यक्ति अपने आईडियाज शेयर करता है और अगर आखिरी में कन्क्लूश़न ना हो तो इससे टीम में मेंबर्स को यह समझने में दिक्कत हो सकती है कि उन्हें कब, क्या और कैसे करना है। इस तरह, मिसकम्युनिकेशन से आपका काम प्रभावित हो सकता है। इसके अलावा मीटिंग के नोट्स सभी पार्टिसिपेंट्स को भेजना भी अच्छा विचार है। इस नोट में सभी व्यक्तियों के नाम के साथ उनकी जिम्मेदारी को लिखें। साथ ही उनसे यह भी कंफर्म करें कि उन्हें अपनी जिम्मेदारी सही तरह से समझ में आई या नहीं। इस तरह का कन्क्लूश़न आपकी ऑनलाइन मीटिंग को वास्तव में सार्थक बनाता है।

उम्मीद है कि आप अगली बार  ऑनलाइन मीटिंग से पहले इन बातों का ध्यान रखेंगी और उसे अधिक इफेक्टिव बना पाएंगी। इसी तरह के अन्य लेख पढ़ने के लिए जुड़ी रहें हमारी वेबसाइट हरजिन्दगी से।

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