प्रोफेशनल ई-मेल लिखते हुए नहीं करनी चाहिए ये छोटी-छोटी लापरवाहियां

आज के समय ऑफिशियल काम से जुड़े अधिकतर कम्युनिकेशन ई-मेल्स के जरिए होने लगे हैं। शायद यही वजह है कि हम सभी को दिनभर में कई तरह की मेल्स लिखनी होती है। एक प्रोफेशनल ईमेल लिखना काफी आसान लगता है, लेकिन वास्तव में यह उतना आसान होता नहीं है। एक छोटी-सी गलती भी सामने वाले पर गलत असर डाल सकती है और कभी-कभी तो आप एक छोटी-सी गलती के चक्कर में एक बड़ा अवसर चूक जाते हैं। यही वजह है कि प्रोफेशनल ई-मेल्स लिखते समय अतिरिक्त सावधानी बरतने की सलाह दी जाती है। एक प्रोफेशन ई-मेल से काम के प्रति आपका रवैया व सोच आदि भी झलकती है।

जब आप एक प्रोफेशनल ईमेल लिख रहे हैं तो यह जरूरी नहीं है कि आपका ईमेल बहुत ही बोरिंग या मशीन जैसा लगे। बस आपको अपनी बात को सही ढंग से कहना आना चाहिए। तो चलिए आज इस लेख में हम आपको प्रोफेशनल ई-मेल लिखते समय की जाने वाली कुछ आम गलतियों के बारे में बता रहे हैं, जिनसे आपको वास्तव में बचना चाहिए-

ज़रूरत से ज़्यादा कैज़ुअल टोन में लिखना

यह सच है कि प्रोफेशनल ईमेल लिखने का मतलब रोबोट जैसा दिखना नहीं है। लेकिन इसका मतलब यह भी नहीं है कि आप जरूरत से ज्यादा केजुअल टोन में ई-मेल लिखें। इससे आपका व्यवहार अनप्रोफेशनल लग सकता है। अगर आप चाहें तो ई-मेल में थोड़ा फ्रेंडली टोन रख सकते हैं, लेकिन फिर भी शब्दों की मर्यादा को ना भूलें। शुरूआत में, हेलो आदि संबोधन का इस्तेमाल जरूर करें और ई-मेल के आखिरी में थैंक्स या रिगार्ड्स जैसे शब्दों का इस्तेमाल करें।

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बहुत अधिक लंबा या अस्पष्ट ई-मेल लिखना

कई बार लोग प्रोफेशनल ई-मेल लिखते समय छोटी बात के लिए पूरा उपन्यास लिख देते हैं। कभी भी यह गलती ना करें। अमूमन लोग बिजी होते हैं और बहुत लंबा ई-मेल पढ़ने में किसी को रूचि नहीं होती है। इसलिए, कोशिश करें कि आपका ई-मेल छोटा और सही ढंग से स्ट्रक्चर्ड हो। शुरूआत में, संबोधन के बाद आप सीधे मुद्दे पर आएं। फिर ज़रूरी जानकारी दें और अंत में ई-मेल को शिष्टता से समाप्त करें। अगर जरूरत हो तो बुलेट पॉइंट्स या छोटे पैराग्राफ इस्तेमाल करें। इससे किसी भी व्यक्ति को ई-मेल पढ़ने में अधिक समय नहीं लगता और वह सभी जरूरी बातों से आसानी से अवगत हो जाता है।

भेजने से पहले दोबारा ना पढ़ना

कई बार लोग ई-मेल लिखकर उसे सीधे भेज देते हैं। कभी भी उसे दोबारा नहीं पढ़ते हैं। यह आपकी एक बड़ी भूल साबित हो सकती है। कई बार ई-मेल में वर्तनी की गलतियां, ग़लत नाम या फाइल अटैचमेंट भूल जाती हैं। इस तरह की छोटी गलतियां आपको लापरवाह दिखा सकती हैं। इसलिए, प्रोफेशनल ई-मेल को भेजने से पहले एक बार उसे दोबारा पढ़कर जरूर चेक करें। अगर आप मेल के साथ किसी अटैचमेंट को भेजने वाले हैं तो उसे भी जरूर चेक करें।

हर बार रिप्लाई ऑल करना

कई बार लोग प्रोफेशनल ई-मेल का जवाब देते समय रिप्लाई ऑल कर देते हैं। लेकिन अगर आपको एक ही व्यक्ति को जवाब देना है तो ऐसे में रिप्लाई ऑल पर क्लिक करना आपकी एक बड़ी भूल हो सकती है। इससे दूसरों के इनबॉक्स भर जाते हैं और लोग चिढ़ सकते हैं। हमेशा रिप्लाई ऑल सिर्फ तब करें जब हर कोई उस जानकारी से जुड़ा हो।

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