ई-मेल भेजना एक बेहद सामान्य प्रक्रिया है। दिन भर हम अपने काम से संबंधित कई मेल्स अपने ऑफिस सहकर्मियों को भेजती है। भले ही आपको यह एक बेहद छोटा सा प्रोसेस लगे और इसलिए आप इस पर बहुत अधिक ध्यान ना देती हों।  लेकिन क्या आपको इस बात की जानकारी है कि प्रोफेशनल ई-मेल भेजने के भी कुछ एटकिट्स होते हैं, जिन्हें अगर फॉलो ना किया जाए तो इससे आपकी छवि पर भी नकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है। दरअसल, जब आप अपने प्रोफेशनल वर्क से संबंधित ई-मेल भेजती हैं और उसे भेजते समय कुछ बातों का ध्यान ना रखा जाए तो इससे कुछ नुकसान हो सकते हैं।

कई बार तो आपकी ई-मेल को ही नजरअंदाज कर दिया जाता है, जिसके कारण आप अपनी इंपोर्टेट बात सामने वाले तक पहुंचा ही नहीं पातीं। इसके अलावा, कई बार आपकी मेल का मैसेज भी क्लीयरली संबंधित व्यक्ति तक नहीं पहुंच पाता, जिससे वह आपको अनप्रोफेशनल भी समझ लेते हैं। तो चलिए आज इस लेख में हम आपको कुछ Email Etiquettes के बारे में बता रहे हैं, जो बतौर प्रोफेशनल आपको जरूर फॉलो करने चाहिए-

क्लीयर व डायरेक्ट हो सब्जेक्ट लाइन

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यह ई-मेल भेजते समय ध्यान रखी जाने वाली एक सबसे जरूरी टिप है। जब भी आप ई-मेल भेज रही हैं तो इस बात पर फोकस करें कि आप एक क्लीयर व डायरेक्ट सब्जेक्ट लाइन अवश्य लिखें। कुछ लोग इसे स्किप ही कर देते हैं, जिससे सामने वाले व्यक्ति के लिए यह समझना मुश्किल हो जाता है कि यह ई-मेल किस संबंध में भेजी गई है। साथ ही आप अपने सब्जेक्ट को शॉर्ट रखने का प्रयास रखें। मसलन, अगर ऑफिस ऑनलाइन मीटिंग का टाइम चेंज हो गया है तो आप ई-मेल सब्जेक्ट में लिख सकती हैं -’टूडे मीटिंग टाइम चेंज्ड’। इससे सामने वाले व्यक्ति के लिए आपकी मेल की महत्ता को समझना आसान हो जाएगा।

प्रोफेशनल ई-मेल का ही करें इस्तेमाल

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यह एक प्रोफेशनल एटकिट्स है, जिसे फॉलो किया ही जाना चाहिए। अगर आप किसी प्रोफेशनल काम से अपने कलीग्स को ई-मेल भेज रही हैं तो इसके लिए हमेशा अपनी प्रोफेशनल ई-मेल का ही इस्तेमाल करें। साथ ही आप ई-मेल को कलीग्स की पर्सनल ई-मेल आईडी पर भेजने के स्थान पर उसकी ऑफिस ई-मेल आईडी पर भेजें। ऑफिस में काम करने के कुछ शिष्टाचार होते हैं जिन्हें फॉलो करके आप अपनी एक अच्छी इमेज बना सकती हैं।

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शब्दों को लेकर रहें सतर्क

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कई बार ऐसा होता है कि हम अपने कलीग्स को उनके शॉर्ट नेम से बुलाते हैं, लेकिन जब आप ई-मेल भेज रही हैं तो ऐसे में आप शब्दों के चयन को लेकर अतिरिक्त सावधानी बरतें। इस बात का ख्याल रखें कि आप ई-मेल में प्रोफेशनल शब्दों का ही इस्तेमाल करें और फ्रेंडली ना हो। मसलन, आप ई-मेल की शुरूआत में Hi की जगह hello का इस्तेमाल करें। इसी तरह किसी भी कलीग्स के निक नेम या शॉर्ट नेम का इस्तेमाल करने की जगह आप उनके सही और पूरे नाम का ही इस्तेमाल करें।

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रिप्लाई ऑल ना करें

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अधिकतर बार देखा जाता है कि जब ऑफिस में किसी ई-मेल को भेजा जाता है तो उसमें टीम के अन्य मेंबर्स को भी शामिल किया जाता है। इस तरह कभी-कभी एक ही ई-मेल पांच-दस लोगों को भेजी जाती है, लेकिन जब आप ई-मेल पढ़कर उसे रिप्लाई कर रही हैं तो यह जरूरी नहीं है कि आप सभी लोगों को रिप्लाई भेजें। यह अनावश्यक रूप से अन्य लोगों को परेशान कर सकता है। इसलिए आप रिप्लाई ऑल करने के स्थान पर केवल संबंधित व्यक्ति को ही जवाब भेजें। अगर जरूरत महसूस हो, तभी रिप्लाई ऑल ऑप्शन चुनें।

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